Все, що вам варто знати про систему організації роботи канбан, щоб розібратися в справах прямо зараз.
Що за слово таке незрозуміле – «канбан»?
Персональний канбан – це інтерактивна карта вашої зайнятості. Один з найпоширеніших і доступних її варіантів – дошка з стікерами, яка допомагає виконувати роботу точно в строк.
Саме слово «канбан» перекладається з японського як «рекламний щит». Воно прийшло до нас із заводу Toyota, де так називають систему організації виробництва.
Як дошка з стікерами допоможе дотримуватися термінів?
Вона дозволяє побачити головне: які справи у вас в пріоритеті і чого ви вже досягли. А також вчить не переключатись на другорядні, неважливі в даний момент заняття і не брати на себе занадто багато зобов’язань.
Напевно, все це дуже складно?
Ні. В системі канбан всього два головних правила:
- Потрібно візуалізувати свій робочий процес. Це допомагає побачити вашу реальну завантаженість і, якщо потрібно, змінити її.
- Необхідно обмежити кількість завдань, над якими ви працюєте активно. Часто для ілюстрації цього правила наводять як приклад жонглера: чим більше предметів він бере в руки, тим вище шанс щось розбити.
Візуалізувати – значить повісити дошку з стікерами?
Не обов’язково. Ви можете використовувати будь-який зручний для вас варіант: дошку, холодильник з магнітами, блокнот, спеціальні додатки і так далі. Головне, щоб ви розкреслили мінімум три стовпці: «Зробити», «Роблю», «Зроблено». Їх потрібно заповнити стікерами або написами, щоб в будь-який момент побачити, яка у вас в даний момент завантаженість.
Також можна додати колонку «Очікування» для нетермінових завдань. Або будь-які інші колонки, наприклад «Відпочинок» (з завданнями на шквалт «замовити їжу», «покататися на лижах» і так далі).
Працює це просто: ви переносите стікери (або записи) з однієї колонки в іншу в міру виконання завдань.
І що це мені дасть?
Можливість отримати ефективний зворотній зв’язок. Коли ви переносите стікер в стовпець «Зроблено», мозок отримує цукерку: завдання виконано, можна відпочити або приступати до нового завдання.
Згодом у вас виробиться звичка приступати до нової задачі тільки після того, як попередня завершена. А значить, в ідеалі не буде незакінчених справ.
Як визначити, скільки завдань я можу виконати?
Дослідним шляхом. Почніть використовувати персональний канбан, і з часом дізнаєтеся, яка ваша «пропускна здатність». Вона може змінюватися в залежності від складності завдань, вашого стану і настрою. Виберіть мінімум, а потім підвищуйте планку.
До речі, це хороший захист від вигорання на роботі. Ви навчитеся керувати своїм навантаженням без шкоди кар’єрі.
Чим персональний канбан відрізняється від звичайного списку справ?
Візуалізація, можливість побачити підсумковий результат (скільки ви зробили за день) дає можливість провести аналіз, визначити, які завдання вас надихають, а які виконуються зі скрипом (їх краще виконувати першими).
Звичайний список справ не інтерактивний, не дає зворотній зв’язок, не знімає стрес, тому що не структурує робочий день.
Які програми замінюють дошку зі стікерами?
Trello – безкоштовний веб-додаток, відмінно підходить в якості інструменту для вибудовування власної роботи та управління невеликими проектами. Його можна використовувати ще і для навчання, візуалізації списку цілей і бажань, проведення ремонту, планування подорожей, досліджень і так далі.
KanbanFlow зовні схожий на Trello, але по суті ще більше підходить під класичне поняття «канбан». Додаток, крім створення дощок і завдань, дозволяє відстежувати витрачений на їх виконання час (застосовується метод Pomodoro).
Kanbanote – доповнений популярний додаток Evernote, візуалізує списки справ.
Якщо я хочу дізнатися про це більше, що почитати?
Одне з найпопулярніших видань – Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life Джима Бенсона і Тоніана Де Маріа Беррі, де даються базові знання про систему.
Джим Бенсон також веде свій блог, де відповідає на питання і консультує.
