Деякі помилки, які ми допускаємо при написанні електронних повідомлень, не залишаються непоміченими адресатом. Щоб не показати себе непрофесіоналом, ознайомтеся з найгрубішими з них.
На роботі багато людей буквально атаковані величезною кількістю email-повідомлень, на які обов’язково потрібно відповісти. Природно, дуже важко впоратися з таким обсягом завдань і зробити це грамотно. Проте є грубі помилки, яких дійсно варто уникати.
Освоїти основні правила етикету написання електронних повідомлень потрібно не для того, щоб ваші листи перетворилися в шедеври красного письменства. Це абсолютно ні до чого. Але якщо ви зможете позбутися від звичок, які свідчать про непрофесіоналізм, ваші справи підуть набагато успішніше.
Які ж грубі помилки при написанні email-повідомлень зустрічаються найчастіше?
1. Зловживання позначкою «Терміново»
Якщо ви будете вести себе як хлопчик з притчі, який кричав «Вовки! Вовки!», і ставити на всі листи поспіль позначку «терміново», то дуже скоро адресати перестануть сприймати вас всерйоз. Коли вам дійсно буде потрібна термінова відповідь, ніхто не зверне уваги на цю позначку.
2. Зайва неформальність
Вибір манери спілкування залежить від якості відносин між вами і співрозмовником. Надмірна неформальність свідчить про відсутність професіоналізму.
Будьте уважні, не використовувати знаки оклику, смайли, кольорове виділення тексту, химерні шрифти, інтернет-жаргонізми і скорочення. Вони точно не допоможуть вам сформувати образ досвідченого працівника.
3. Занадто холодний тон спілкування
У той же час адресату не повинно здаватися, що він спілкується з роботом. Деякі листи реальних людей виглядають так, як ніби насправді це повідомлення автовідповідача.
Якщо з вашого листа буде видно вашу особистість, ваш ентузіазм, це допоможе сформувати у адресата позитивне уявлення про вас як про ділового співрозмовника. Головне – не переборщити.
4. Зловживання функцією «Відповісти всім»
Електронні повідомлення не призначені для того, щоб перетворювати їх у затишний чатик. Якщо ви відповідаєте на повідомлення, яке переслали групі людей, перед натисканням на кнопку «Відправити всім» переконайтеся в тому, що ваша відповідь дійсно цікава і потрібна кожному з цієї групи.
5. Пересилання без схвалення відправника
Це щонайменше дратує. А може і значно підірвати довіру до вас.
6. Відправка прихованих копій листів
Коли ви відправляєте комусь приховану копію листа, у співрозмовника з’являється думка: «А кому ще відправили таку копію?» Це викликає недовіру і породжує відчуття, що ви щось приховуєте.
7. Неточне формулювання теми
Якщо в поле «Тема повідомлення» ви вписуєте щось на кшталт «Це я», «Привіт» або «До вашого відома», це не дає адресату жодного уявлення про зміст листа. В результаті велика ймовірність того, що ваше повідомлення навіть не буде прочитано.
Якщо ви ведете ділову переписку, то тема вашого листа повинна бути короткою, ємною і точною. Якщо одержувач відразу зрозуміє, про що ви йому пишете, то, швидше за все, він прочитає ваш лист і відповість на нього швидше.
8. Зловживання особистими повідомленнями
Жарти, зворушливі історії та мотивуючі цитати іноді припадають дуже до місця. Але у великій кількості вони швидко стомлюють одержувача.
9. Грубі відповіді
Не піддавайтеся спокусі висловити в листі праведний гнів по відношенню до адресата, навіть якщо він заслужив таку реакцію. Навіть якщо ви чекаєте свою посилку вже пару місяців. Просто не робіть цього. Люди завжди запам’ятовують грубість, і це погано позначиться на вашому діловому іміджі.
10. Фамільярність
Якщо ви дуже добре знаєте одержувача повідомлення, іноді ви можете дозволити собі пару милих компліментів. Але якщо це ваш діловий партнер або клієнт, збережіть ввічливо-стриманий тон спілкування. Завершення листа типу «До зустрічі!» в цьому випадку буде недоречним.
11. Використання безглуздої електронної адреси
Химерні, вульгарні або відверто безглузді адреси привернуть до себе негативну увагу одержувачів ваших повідомлень.
12. Велика кількість помилок
Відправлення повідомлень з телефону не знімає з вас зобов’язання перевіряти ваші листи на наявність помилок. Якщо ви будете робити більше однієї помилки на лист, ви покажете себе не з кращого боку. Якщо вам необхідно відправити повідомлення на ходу, дуже важливо уважно переглянути його перед відправкою.
13. Складання занадто довгих листів
Більшість людей просто переглядає повідомлення, що не вчитуючись в текст. Врахуйте це при написанні листа. Великі блоки тексту ускладнюють читання, тому діліть повідомлення на невеликі абзаци.
