Правила економії часу прості. Єдина складність – почати нарешті застосовувати їх день у день.
1. Складну роботу робіть вранці
Не обов’язково вставати о п’ятій ранку і накидатися на завдання, що не випивши ранкову чашечку кави. Вчені з Мічиганського університету виявили, що доросла людина показує найбільшу розумову активність між 9 і 11 годинами ранку, а потім активність знижується. Так що в дев’ять беріться за ті справи, які вимагають найбільшої віддачі. А перевірку пошти і дрібниці залиште на післяобідній час.
2. Групуйте схожі завдання
Вашому мозку доводиться перебудовуватися, коли ви беретеся за іншу задачу. Це займає близько 20 хвилин. Групуйте схожі завдання, щоб не витрачати час на перемикання. Наприклад, якщо вам треба відповісти на лист, відповідайте відразу ще на кілька, так буде швидше.
3. Тримайте пошту під контролем
Краще навіть не заглядати в неї до обіду. Але якщо ви знаєте, що вранці вам повинно прийти щось важливе, що стосується тих завдань, які ви запланували на ранок, то витратьте трохи часу на перевірку пошти вранці, потім в обід і ввечері. Тільки не читайте і не відповідайте на ті листи, які не вимагають вашої негайної реакції.
4. Складіть план
Ми писали про це вже мільйон разів. І серед моїх знайомих раніше так мало тих, хто складає хоч якийсь план на день … А ви плануєте цілі та завдання?
Краще всього скласти план на наступний день ввечері, тоді вранці можна буде відразу включитися в роботу, не витрачаючи на це часу.
5. Позбавтеся від відволікаючих чинників
Звичайно, ви не зможете цілий день ігнорувати офісний круговорот та особисті відволікання, але хоча б на півгодини вимкніть телефон, закрийте зайві вкладки в браузері і при можливості віддаліться в окрему кімнату, закривши двері.
Буває, що ви приходите в офіс на вихідних, щоб продуктивно попрацювати в тиші хоча б півгодини? Ці півгодини ви можете заощадити для відпочинку, якщо знайдете можливість усамітнюватися в робочий час.
6. Очистіть і організуйте робоче місце
Ваш стіл може бути ідеально чистим, але це не підвищить вашу продуктивність. Робоча чистота полягає в тому, що на столі нічого не заважає вам працювати і в той же час всі необхідні речі завжди під рукою: гаджети, блокнот, ручка, зарядники. Те ж стосується робочих програм і папок на комп’ютері. Все повинно лежати на своїх місцях, коректно працювати, швидко відкриватися. І будь-який потрібний вам документ, картинку або папку ви повинні знаходити моментально.
7. Не втрачайте часу дарма
Поки їдете в громадському транспорті, стоїте в пробці або черзі, не залипає в соцмережі. Перевірте пошту, складіть план на наступний день, почитайте книгу, яку давно відкладали. Якщо ви припускаєте, що ввечері у вас буде вільний час, щоб перевірити пошту, не робіть цього в офісі – там ви можете закінчити більш важливі справи.
8. Виключіть необов’язкові справи
Подумайте, скільки всього ви робите тільки тому, що ніби як зобов’язані або не змогли вчасно сказати «ні». Їдете вранці в неділю допомагати колезі з покупкою шафи, йдете на майстер-клас з приготування капкейков, допомагаєте подрузі вибирати шпалери, погоджуєтеся організувати п’ятничну вечірку в офісі. Якщо справа не приносить вам задоволення, подумайте, чи точно ви повинні це робити? Або світ не зміниться, якщо ви відмовитеся?
9. Не готуйте щодня
Якщо ви готуєте щовечора, ви відбираєте в себе не тільки годину або пару годин, які ви витрачаєте безпосередньо на приготування їжі. Днем ви займаєте свій мозок думками, що приготувати. А ще іноді забігаєте в магазин, щоб докупити продуктів.
У вихідні можна наготувати їжі майже на тиждень і заморозити її. Навіть корисні сніданки можна приготувати заздалегідь на п’ять робочих днів, і ваші ранкові збори на роботу стануть спокійніше.
10. Знайдіть час для спорту
Те, що у вас немає часу на спорт, – це відмовки. Зайвої години ніколи немає, якщо його спеціально не виділити. Знайдіть трохи часу, щоб хоча б прогулятися пішки кілометрів п’ять-шість на день. Це займе всього годину, а міркувати ви почнете набагато краще. Якщо ви можете розтягнути свою обідню перерву, то прогуляйтеся або сходіть в тренажерний зал в цей час – так ви позбавитеся від післяобідньої сонливості.
11. Зробіть все роз’їзні справи за один раз
Всі заплановані на тиждень роз’їзні справи краще зробити за один раз. Припустимо, вам треба купити продуктів, заїхати в сервіс, щоб перевірити машину, і відвідати бабусю. Виділіть вихідний день, коли ви все це зробите. У загальній складності часу ви витратите менше, ніж якби розбили ці справи на кілька днів.
12. Не піддавайтеся міфам про багатозадачності
Здається, це так здорово – робити кілька справ одночасно. І ви такі стрімкі і все встигаєте. Ні. Наш мозок може зосередитися тільки на одному завданні. Зробіть швидко одну і переходите до іншої. Це набагато ефективніше, ніж намагатися сконцентруватися на чотирьох завданнях одночасно.
13. Полюбіть автоматизацію
Автоматичні платежі за інтернет, телефон, комунальні послуги розвантажать ваш мозок. Вас просто не турбуватимуть ці моменти. Правильно налаштуйте фільтри в пошті, щоб отримувати якомога менше спаму, який відволікає вас. Дуже багато чого можна автоматизувати і залишити енергію для важливих справ.
14. Готуйтеся з вечора
Це прекрасна звичка, яку багатьом з нас намагалися прищепити в школі. Як шкода, що з часом багато про неї забули. А адже якщо напередодні зібрати сумку в спортзал, попрасувати одяг на наступний день, приготувати обід і в контейнері поставити його в холодильник, то вранці буде в рази менше метушні. До речі, ви ще застрахуєте себе від усіляких неприємностей. Наприклад, не виявите за 15 хвилин до виходу з дому, що на сорочці пляма, а свіжої у вас немає.
15. Вимкніть екрани
Світло екрану телевізора, смартфона, ноутбука перешкоджає виробленню мелатоніну. Так що це дуже погана ідея – читати або дивитися щось на ніч з телефону або засипати з працюючим телевізором. Якість сну погіршиться, вранці ви прокинетеся розбитим, будете туго міркувати і витрачати більше часу на прості завдання. Відкладіть гаджети і краще помедитуйте на ніч.
Які з цих правил використовуєте ви? Розкажіть про свої методиках управління часом.
